Dois conceitos - adaptados do Portal Educação - são importantes para a vida pessoal e profissional:
Eficiência ~ capacidade de produzir o máximo de resultados com o mínimo de recursos, energia e tempo, evitando-se o desperdício.
Eficácia ~ quando os resultados obtidos fazem juz aos resultados pretendidos, ou até os superam.
Na eficiência, o foco está em como o trabalho é executado, e na eficácia, se esse trabalho atingiu as metas pretendidas. É interessante que, ao se fazer o trabalho da maneira mais correta possível, as chances do mesmo ser eficaz, ou seja, de atintir os resultados desejados, são bem maiores.
Nesse raciocínio, convém que em nível pessoal e profissional, organizemos nossa vida e nossas interações de modo estruturado, o que redunda nos seguintes benefícios:
♦ Economia de tempo;
♦ Maior controle das atividades realizadas e das ainda a realizar;
♦ Maior segurança para os que estão ao nosso redor: familiares e colegas de trabalho - no caso de gerentes, os subordinados têm rumos definidos; e
♦ Resultados mais consistentes e com mais chance de sucesso.
Para se conquistar os tópicos acima, é preciso uma significativa atenção em PLANEJAMENTO.
Atualmente, há várias ferramentas disponíveis - de forma gratuita - na Internet que ajudam a organizar compromissos e contatos de forma planejada. A seguir são apresentadas algumas:
1) CRIAÇÃO DE UM E-MAIL
O primeiro passo para um aproveitamento consistente da Internet é a aquisição de um e-mail. Há vários provedores gratuitos: Gmail, Hotmail, Yahoo etc. Em geral, o processo é fácil, rápido e intuitivo. Dentre os provedores que oferecem mais vantagens destaca-se o Gmail.
A escolha do login - a parte que antecede o arroba "@" - é muito importante.
Há aqueles que, após tentarem um login com variações diversas usando o próprio nome e não conseguindo uma opção disponível, terminam colocando o nome completo, ou então as iniciais do nome, ou ainda algum apelido, agregados ou não de um número.
Um login muito extenso representa desperdício de tempo em termos digitação, tendo em vista que em recorridas vezes será necessário digitá-lo. Um login codificado, seja por iniciais ou por apelido, por vezes demanda tempo de explicação para nossos amigos, quando o mencionamos verbalmente. A seguir, algumas sugestões de logins práticos:
1 - Nome que se é conhecido(a) agregado de uma palavra pequena.
Exs.: luciapaz@..., pedrobr@..., silviajoy@...
Pode-se também tentar com um ponto. Exs.: lucia.paz@..., pedro.br@...
2 - Nome que se é conhecido(a) agregado de uma letra incomum.
Exs.: jorgex@..., mariliay@..., marciaz@...
Caso as opções acima estejam indisponíveis, então:
3 - Nome que se é conhecido(a) agregado de uma sigla de alguma instituição de ensino que se tenha frequentado, ou algo parecido.
Ex: melissaufc@..., flaviousp@...
Pode-se também tentar com um ponto. Exs.: melissa.ufc@..., flavio.usp@...
Preferencialmente, não é recomendável se colocar o nome/sigla de uma igreja, pois na eventualidade de uma mudança, talvez não seja conveniente a presença do nome da igreja anterior no próprio e-mail.
De tantos abusos já ocorridos na Internet, quanto mais se preservar o sobrenome, melhor. Portanto, acho prudente se evitar a menção do mesmo.
Alguns provedores institucionais não funcionam bem com o hífen "-", e por isso, sua utilização não é recomendável.
ATENÇÃO! Na escolha da senha, recomenda-se misturar números com caracteres especiais ($#@) e letras, a fim de dificultar a ação dos hackers. Nomes de membros da família e anos de nascimento também devem ser evitados, a fim de tornar a senha ainda mais difícil de ser deduzida.
2) CRIAÇÃO DE GRUPOS NOS CONTATOS DOS E-MAILS
Nas caixas postais dos e-mails, no módulo de CONTATOS, geralmente se oferece a opção de criação de grupos. Estes grupos representam identificações compartilhadas por mais de um contato. Por exemplo: Amigos, Amigos do Brasil, Amigos do Exterior, Colegas de Trabalho etc.
Uma medida muito importante é que se invista um tempo para organizar os contatos existentes, e a partir de então, incluir novos contatos sempre com a cautela de agregá-los nos devidos grupos.
Nas necessidades futuras para encaminhamento de mensagens para esses grupos, utiliza-se sempre a linha "CCo:" (Com cópia oculta), a fim de se resguardar os destinatários de mensagens tipo "spam", que geralmente são enviadas para listagens grandes de e-mails. Nessa linha, basta digitar o nome do grupo e teclar "enter", que os e-mails relacionados vão aparecer.
3) INCLUSÃO DE NÚMEROS DE CELULARES NOS CONTATOS
Devido à expansão do uso de smartphones, acessar agendas telefônicas virtuais se tornou uma opção muito mais prática do que utilizar agendas telefônicas de papel. Essas últimas podem ser perdidas ou roubadas com muito mais facilidade do que aquelas disponíveis na Internet. Por isso, incluir dados como números de celulares e endereços nos contatos do e-mail é uma maneira de se poupar tempo, tanto em termos de atualizações (de ano em ano era preciso escrever novas agendas telefônicas de papel), e de acesso (dependendo da conexão, é mais rápido acessar as agendas virtuais do que as físicas).
O contatos podem ser exportados e importados, o que facilita o aproveitamentos dos dados por outros.
4) ORGANIZAÇÃO DE COMPROMISSOS
As agendas de compromissos virtuais, da mesma forma que as telefônicas, têm ganho cada vez mais adeptos. Pelas mesmas razões de praticidade e segurança (evitando-se perdas e furtos), as agendas virtuais representam uma forma de organização pessoal bem útil.
Para os usuários do Gmail, a Agenda do Google oferece classificações de compromissos (pode-se dar títulos às agendas), encaminhamento de lembretes para o e-mail e para o celular, dentre outras funcionalidades. Para acessá-la, basta entrar na caixa postal do Gmail, e acima na tela, acima da palavra "Google" à esquerda, procurar no menu horizontal existente a opção "Agenda". Para os iniciantes, é preciso escolher o local da agenda e depois essa funcionalidade é disponibilizada.
As agendas a serem criadas podem ser compartilhadas com outros usuários, especialmente aqueles que também têm conta no Gmail.
5) ASSINATURA PADRONIZADA NO E-MAIL E FACILIDADES NA OPÇÃO LABS, PARA GMAIL
Os usuários do Gmail podem fazer modificações na estrutura de apresentação da sua conta de e-mail que facilitam ainda mais o uso. A engrenagem (roda dentada - vide seta vermelha) que é mostrada abaixo, que fica à direita na tela do Gmail, refere-se ao link "Configurações". Clicando nessa opção, e novamente em "Configurações", é possível criar uma assinatura padrão (na guia "Geral"), programar o recebimento de mensagens de outros e-mails (na guia "Contas e importação"), além de, também na guia "Geral", escolher para o item "Visualização de conversa:" a opção "Exibição de conversa desativada", o que melhora o recebimento das mensagens na caixa postal.
Na guia "Labs", pode-se agregar funcionalidades especiais ao gerenciamento das mensagens. As principais que indico são:
Ressalto que o Gadget do Google Agenda, quando ativado, proporciona um rápido vislumbre dos compromissos do dia na própria caixa postal do e-mail, o que facilita o planejamento diário das ações. É importante lembrar que, dentro do módulo Agenda, a cada agenda criada, é preciso programar sua visualização na caixinha da agenda que fica à esquerda na tela da visualização dos e-mails, dentro do módulo do Gmail. Na base da caixinha da Agenda, tem um pequeno link chamado "Opções". Clicando-se nele, escolhe-se a opção "Editar agendas visíveis", e então se programa a visualização das agendas desejadas.
6) ORGANIZAÇÃO DE FOTOS
Uma boa opção para armazenamento de fotos virtuais é o site do Picasa (www.picasaweb.google.com). Entretanto, ele requer uma conta no Gmail. Uma grande vantagem do Picasa é seu editor de imagens, gratuito, que sendo feito o download, pode fazer upload de um álbum inteiro, o que agiliza o processo de transferência de dados para a Internet.
Após se migrar as fotos da câmera digital/celular para o micro, então se divide as imagens em diretórios que tenham no nome o tipo de evento, o mês e o ano. Por exemplo: "Aniversário Carmen Fev,2012". Depois, é importante diminuir as imagens sem perder a qualidade, a fim de que o upload para a Internet e sua posterior visualização sejam mais rápidas. Indico a leitura da postagem Diminuição de Imagens com Qualidade para essa providência.
Para o upload dos diretórios – com as respectivas fotos – basta:
1) Entrar no diretório e clicar com o botão esquerdo do mouse em uma das fotos
2) Escolher a opção "Abrir com"
3) Escolher a opção "Visualizador de fotos do Picasa"
4) Abaixo na tela, escolher o link "Editar no Picasa"
5) Acima e à esquerda na tela, clicar em "Voltar à biblioteca"
6) Na coluna central ou na coluna à esquerda, escolher o diretório, e selecionar todas as fotos do mesmo (clica em uma foto, segura a tecla SHIFT e clica na foto mais distante da primeira)
7) Abaixo e quase no centro da tela, clicar na opção "Fazer upload"
8) Colocar o nome do usuário e a senha, e clicar em "Fazer login"
9) Na tela que vai se abrir, no campo "Visibilidade deste álbum", escolher a opção desejada e depois clicar em "Fazer upload"
10) Esperar o upload finalizar e pronto: as fotos estão disponibilizadas na Internet!
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