Faxina nas Gavetas

Dentre suas matérias semanais, a Revista Veja dedica uma seção de dicas práticas para o cotidiano dos leitores. Na edição do dia 1º de fevereiro último, nas páginas 90 a 92, foram publicadas orientações sobre organização de documentos. Por considerar de extrema utilidade esse conteúdo, exponho a seguir os principais pontos.

O comecinho do ano é o momento ideal para organizar a casa e se desfazer de recibos e documentos antigos. Mas, em meio a tanta papelada, fica difícil saber o que pode mesmo ir para o lixo e o que talvez venha a fazer muita falta no futuro. VEJA consultou especialistas no assunto para saber o que guardar, e por quanto tempo fazê-lo.

GUARDAR POR UM ANO
• Contas de água, luz, gás, telefone, internet e televisão por assinatura.
• Comprovantes de hospedagem.
• Multas de trânsito, cujos recibos devem ser mantidos até o pagamento do próximo licenciamento, quando o dono do veículo é notificado sobre a existência de eventuais débitos.
• Apólices de seguro de automóvel, saúde e residência devem ser preservadas por um ano após o fim da vigência do contrato. "É o tempo que a seguradora e o segurado têm para questionar problemas como negativas de cobertura ou cobranças indevidas", explica a advogada Mariana Ferreira Alves, do Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor.

De olho na fatura Desde que foi sancionada, em 2009, a Lei nº 12007 determina que prestadores de serviços públicos e privados - como as companhias de energia, água e telefonia - enviem ao consumidor uma declaração anual de quitação de débitos. Isso deve ocorrer algum tempo depois de ele saldar as contas do ano anterior. Nela deverá constar a informação de que aquele cliente liquidou também os débitos de anos anteriores. "Como a declaração só é enviada a clientes adimplentes, ela substitui os recibos antigos", explica o deputado Almeida Lima, autor da proposta que originou a lei.

GUARDAR POR 3 ANOS
• Comprovantes de pagamento de alguéis.


GUARDAR POR 5 ANOS
• Recibos de tributos municipais, estaduais e federais, como IPVA, IPTU e imposto de renda. No caso do IR, "as declarações devem ser guardadas junto com os recibos dos itens que nelas constam, como despesas com escola e plano de saúde", avisa Fabio Gallo, professor de finanças da Fundação Getúlio Vargas.
Atenção: "Se o proprietário do terreno ou do imóvel não possuir escritura, o comprovante do IPTU deve ser guardado por tempo indeterminado, já que pode servir de prova em caso de disputas judiciais ou pedidos de usucapião (quando a posse se dá pelo tempo de uso)", explica Roy Martelanc, coordenador da Fundação Instituto de Administração.
• Faturas do cartão de crédito.
• Comprovantes de honorários de profissionais liberais, como médicos, advogados e arquitetos.
• Recibos e comprovantes de recolhimento de previdência social de empregados domésticos.


GUARDAR POR TEMPO INDETERMINADO
• Notas fiscais de bens duráveis, preservando-as enquanto produtos como automóveis, geladeiras e televisores estiverem em uso. "Mesmo passando o prazo de garantia, eles podem apresentar vícios ocultos que, pelo Código de Defesa do Consumidor, são de responsabilidade do fabricante", diz Fabio Gallo.

• Recibos de financiamento e de consórcios, os quais devem ser guardados até a quitação total da dívida e a posse definitiva da escritura (no caso de imóveis) ou da transferência do veículo.

• Taxas de condomínio. A declaração anual de quitação deve ser guardada durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. "Depois disso, os comprovantes ainda precisam ser conservados por dez anos - prazo estipulado pelo Código Civil", orienta a advogada Mariana Ferreira Alves.

• Comprovantes para a aposentadoria. A carteira de trabalho e os extratos de recolhimento previdenciário devem ser preservados até a concessão do benefício. "Com uma senha em mãos, o empregado pode acompanhar no site da própria Previdência se o empregador está recolhendo suas contribuições. Uma certidão anual com essas informações pode substituir os extratos anteriores", diz a advogada Elayne Vilela Berbel.

Organizando a Papelada

1) Jogue fora folhetos, catálogos, jornais e cartões de Natal antigos.
2) Arquive documentos, recibos e exames médicos por categoria, em pastas suspensas. Elas podem ser fixadas em gavetas, caixas ou pastas plásticas.
3) Para não sobrecarregar as pastas suspensas, distribua dentro de cada uma delas subpastas em branco. Isso facilitará, por exemplo, a separação de recibos de água, luz e telefone na categoria "contas pagas".
4) Organize os papéis em ordem crescente e escreva, no topo de cada um deles, a data em que poderão ser descartados.
5) Para que as contas a pagar não caiam no esquecimento, organize-as por data de vencimento em subpastas com número de 1 a 31, conforme os dias do mês.

Os Limites da Cobrança

A empresa NÃO pode...
• Constranger ou ameaçar o inadimplente - por exemplo, telefonando sem parar para sua casa ou local de trabalho, ou prometendo punições ou prejuízos. "Se isso acontecer, ele pode entrar com ação judicial", diz a advogada Maíra Feltrin Alves, assessora técnica do Procon/SP.
• Passado o período de prescrição da dívida - em geral de cinco anos -, começar a cobrá-la judicialmente. "Ameaças como penhora de bens ou negativação nos serviços de proteção ao crédito são ilegais", alerta o advogado José Geraldo Tardin.
• Vender a dívida sem informar o consumidor, por escrito, da decisão.

A empresa PODE...
• Valer-se de telefonemas e correspondências para tentar negociar uma dívida prescrita.
• Manter o registro da dívida e negar um empréstimo por conta do antigo débito.
• Cobrar juros e correção monetária sobre o valor da dívida enquanto ela não estiver prescrita.

Mas atenção!
Uma vez que o credor mova a ação dentro do prazo estipulado de cinco anos, ela não prescreve. A decisão, nesse caso, ficará a cargo da Justiça.