Planejando um Chá (de Cozinha ou de Bebê)

Chás de Cozinha ou de Bebê são eventos muito prazerosos, que marcam a vida daqueles que os protagonizam – noivos e gestantes/futuros pais. Entretanto, mesmo sendo bem informais, esses eventos requerem um planejamento adequado, para que as brincadeiras, as meditações e o lanche deixem memórias agradáveis na mente dos convidados. Aliás, duas palavras-chave para o sucesso de um chá são as seguintes: ANTECEDÊNCIA e PLANEJAMENTO.

Como a vida moderna tem exaurido o tempo livre de todos, tem sido comum os próprios noivos, ou no caso do Chá-de-Bebê, a gestante/futuros pais, prepararem seu evento, e não amigos como era habitual anteriormente. Visando isso, as etapas seguintes têm o propósito de ajudar aqueles estreantes em tais preparativos.



ETAPAS DE PREPARAÇÃO DE UM CHÁ
Para facilitar a ligação das tarefas a seus executores, tratei de PROTAGONISTAS os noivos/gestante ou futuros pais, e de COORDENADORA-GERAL a amiga que será a principal articuladora do evento.

1) Os PROTAGONISTAS escolhem a data e hora
Se for um Chá-de-Cozinha, um bom período seria dois meses antes da cerimônia religiosa. Se Chá-de-Bebê, três meses antes da previsão do parto. O melhor dia da semana seria no sábado, pois muitos não trabalham, e a hora seria às 16h30min, ou 19h.


DOIS MESES ANTES DO DIA DO CHÁ
2) Os PROTAGONISTAS decidem se será um evento só feminino, ou para homens e mulheres
Antigamente, chá-de-cozinha e chá-de-bebê eram eventos eminentemente femininos. Hoje, não. A opção por um evento misto é simpática, e realmente traduz-se em um evento mais animado, entretanto os custos relacionados ao lanche deverão ser levados em conta (as despesas com o lanche geralmente é de responsabilidade dos PROTAGONISTAS). A partir dessa escolha, tem-se a estimativa do total de convidados.

3) Os PROTAGONISTAS agendam o local
Se for no salão de festas de um condomínio, os PROTAGONISTAS devem procurar o síndico para agendar a data e hora. Se for em uma igreja, devem procurar o Pastor ou Coordenador de Eventos para marcar a data e hora.

4) Os PROTAGONISTAS escolhem e convidam a COORDENADORA-GERAL
Essa é aquela amiga especial que desempenhará as principais funções de execução no Chá, cujo prazer será ajudar os PROTAGONISTAS na organização do mesmo, e não propriamente em se divertir no dia. A COORDENADORA-GERAL deve ter duas características básicas: ser ORGANIZADA e RESPONSÁVEL. Caso não seja encontrada uma amiga com essas características e que esteja em condições de ter essa incumbência, os próprios PROTAGONISTAS deverão assumir suas funções.

Observação: por ser uma atividade que demanda bastante dedicação, em geral as amigas solteiras ou as casadas sem filhos são as mais indicadas para receber um convite dessa natureza. Basta um filho doente para alterar toda a agenda de compromissos de uma mãe.

5) Os PROTAGONISTAS prepararam a lista de itens para circulá-la entre os amigos
* Modelo para chá-de-cozinha: LISTA DE CHÁ-DE-COZINHA
(http://reparenisso.blogspot.com/2009/08/casamento.html)
* Modelo para chá-de-bebê:
http://reparenisso.blogspot.com/2009/08/bebes-e-seus-preparativos.html (item 5.2 da parte “Durante a Gestação”)
Os PROTAGONISTAS fazem o download de um desses modelos, adaptam os presentes de acordo com suas preferências, e imprimem a versão adaptada. Depois, fazem o corte das folhas como se fosse um livro de tamanho metade A4. Os PROTAGONISTAS entregam essa lista impressa para a COORDENADORA-GERAL, que a circulará entre os amigos comuns. Amigos e parentes de fora do grupo social da COORDENADORA-GERAL serão contactados pelos próprios PROTAGONISTAS.

6) Os PROTAGONISTAS convidam a equipe executora do Chá
Dependendo do número de convidados, essa equipe poderá ter mais ou menos pessoas. A COORDENADORA-GERAL, que já foi convidada, deverá participar dessa escolha, pois ela trabalhará diretamente com a equipe, e deverá existir um bom entrosamento entre eles. Eis os demais integrantes (além da COORDENADORA-GERAL):
2 amigas – para receber os convidados e anotar seus nomes nos presentes
1 amigo(a) – para tirar fotos/filmar o que vai acontecer no Chá
2 amigos(as) – para dirigir as 2 ou 3 brincadeiras da reunião
Um casal (chá-de-cozinha) ou uma mãe (chá-de-bebê) experiente que dará conselhos
O pastor da igreja, para dar uma palavra (chá-de-cozinha)
2 ou 3 amigas – para se responsabilizarem pela organização do lanche no dia

Os PROTAGONISTAS devem solicitar a cada membro da equipe (com exceção da COORDENADORA-GERAL) que cheguem ao local do Chá com uma antecedência de 15 minutos, a fim de que todos possam se preparar para suas funções. A COORDENADORA-GERAL deverá chegar ao local com uma hora de antecedência.


UM MÊS ANTES
7) Os PROTAGONISTAS contratam os serviços de um zelador para a arrumação do local, antes e depois do evento
Se for em um condomínio, os PROTAGONISTAS averiguam com o síndico se o próprio zelador do prédio se dispõe a esse serviço. Se for em uma igreja, via de regra é o zelador da mesma que é escalado. A propósito, normalmente o zelador da igreja também é capacitado a manusear a aparelhagem do som (microfone e caixa de som), e pode montá-la e desmontá-la no dia do Chá. Então, os PROTAGONISTAS contratam o zelador (é de praxe dar um bônus de R$ 40,00 para esse profissional, quando termina a programação do evento). Esse é um item muito importante e não deve ser esquecido.

8) Reunião da COORDENADORA-GERAL com os dirigentes das brincadeiras
A COORDENADORA-GERAL programará a reunião juntamente com os dirigentes das brincadeiras. Se os PROTAGONISTAS desejarem, podem participar dessa reunião, mas nesse caso o chá não terá mais surpresas.
Opção de roteiro para Chá-de-Cozinha: Programa 1
Opções de roteiro para Chá-de-Bebê: Programa 1 (mencionando a brincadeira DECIFRANDO OS ITENS) e Programa 2.

Uma boa fonte de idéias para atividades é o livro 101 idéias criativas para mulheres, disponível no link Palavra e Família e Submarino. Clique aqui para ver 2 exemplos de brincadeiras.

Os itens que serão necessários para as brincadeiras (bexigas, chapéu, venda, papel, canetas etc.), como também prêmios simbólicos para as competições (chaveirinhos, presilhas, itens diversos de lojas de R$ 1,00), deverão ser providenciados pelos PROTAGONISTAS. Se for possível para a COORDENADORA-GERAL e dirigentes fazerem isso, é louvável, entretanto os custos - no caso de eventual compra desses itens - devem ser de responsabilidade dos PROTAGONISTAS. Uma sugestão: no caso de premiações nas brincadeiras, divide-se os grupos em, no máximo, 20 participantes, para se dar este total de prêmios para os vencedores.

OPCIONAL: Por vezes, os PROTAGONISTAS providenciam lembrancinhas do evento (biscuits, coraçõezinhos/bercinhos feitos de E.V.A. etc.). Esse material é entregue à(s) amiga(s) que farão a recepção dos convidados, para que estas presenteiem cada um que chegar à reunião. Essas lembrancinhas devem ser providenciadas nesse período, um mês antes do Chá.

Para fins de organização, sugere-se à COORDENADORA-GERAL que digite o roteiro da programação (resultado da reunião), e distribua uma cópia do mesmo para cada integrante da equipe (item 4 acima).


TRÊS SEMANAS ANTES
9) Os PROTAGONISTAS confeccionam os convites e os distribuem para os convidados
Os PROTAGONISTAS poderão optar pelos convites já elaborados, à venda no comércio, e preenchê-los a mão, a partir dos nomes constantes da lista de itens (tópico 3 acima). Mas também podem preferir fazer uma mala direta (MS Word), e fazer os convites mais simples e práticos. Modelo de convite AQUI e instruções para mala direta AQUI.


TRÊS DIAS ANTES
10) Os PROTAGONISTAS compram os itens e já iniciam os preparativos do lanche
Os PROTAGONISTAS devem comprar os itens abaixo. Sendo uma reunião para 200 convidados, eis a sugestão:
230 copos descartáveis
200 pratinhos descartáveis
200 garfinhos descartáveis
100 guardanapos de papel
400 pãezinhos com patês
400 docinhos
10 bolos de padaria (contando 20 pedaços cada)
34 litros de refrigerante

NO DIA
11) A COORDENADORA-GERAL prepara o local (antes da reunião começar)
A COORDENADORA-GERAL, jutamente com o Zelador contratado, deverão chegar ao local com uma hora de antecedência, a fim de arrumar os detalhes. Abaixo, um exemplo de programação em uma QUADRA, com previsão de 170 convidados.

Composição:
* 200 cadeiras dispostas em meia-lua – tipo auditório
* 2 microfones com tripé e caixa de som
* 2 cadeiras destacadas para os noivos/futuros pais ou 1 cadeira para a gestante
* 2 cadeiras na frente para os(as) dirigentes das brincadeiras
* 3 mesas com toalhas brancas (2 mesas p/ as comidas e 1 mesa para os refrigerantes).

Os PROTAGONISTAS devem providenciar para que o lanche seja entregue no local com uma hora ou meia hora de antecedência. Todo o material (apetrechos e prêmios, se houver) que será utilizado nas brincadeiras já deve ser providenciado para estar no local minutos antes de a reunião iniciar. Se houver, as lembrancinhas do evento também devem ser entregues com essa antecedência.

É prudente que a COORDENADORA-GERAL tenha cópias do roteiro da programação, e dê novamente uma para cada integrante da equipe executora do Chá (item 4 acima).

Uma boa música pode preparar os corações para os momentos de descontração no Chá. Para providenciar isso, a COORDENADORA-GERAL pode levar 1 pequeno aparelho de som, 1 extensão (para eventuais problemas de distância da tomada) e CDs com músicas instrumentais suaves. Uns quinze minutos antes do horário marcado para o Chá, a COORDENADORA-GERAL coloca a música para tocar.

12) O restante da Equipe Executora chega ao local 15 minutos antes do horário marcado para o Chá
Cada membro da equipe (item 6 acima) deverá, então, se preparar para suas respectivas missões.

13) Iniciar a programação do Chá no horário marcado, ou no máximo, com 15 minutos de atraso
É uma tendência natural esperar que mais convidados cheguem para se iniciar a reunião. É um erro. Tanto é uma falta de consideração com os convidados que já chegaram, como também signifca esperar aqueles que, em muitos casos de propósito, vão chegar atrasados, para não terem que assistir a reunião toda (alguns não apreciam programas assim). Além desses aspectos, se o Chá está acontecendo à noite, quanto mais cedo a reunião terminar, melhor, pois as cidades estão ficando cada vez mais violentas, e é recomendável que o retorno para casa seja realizado o mais cedo possível. Por todas essas razões, o melhor é começar a programação no horário marcado, ou no máximo, com 15 minutos de atraso.

14) Preparação do lanche (a partir do meio da reunião)
A COORDENADORA-GERAL, jutamente com as amigas que vão ajudar na organização do lanche, deverão preparar os pratinhos e os copos com o refrigerante, a fim de que, quando a reunião terminar, os convidados venham buscar sua porção do lanche já dividida, o que evita que uns peguem mais que outros.

15) Finalização do evento
Os PROTAGONISTAS efetuam o pagamento (como dito anteriormente, R$ 40,00) ao zelador do local, e solicitam a ajuda de 2 amigos(as) para transportar os presentes para o carro.


.